Virtuelle Meetings erfolgreich leiten
New Work und Führen auf Distanz
Erfolgreiche virtuelle Meetings sind ein Schlüsselelement des „New Work“ und eng mit dem Führen auf Distanz verbunden. In einem Artikel des Harvard Business Review wird betont, dass freiwilliges Engagement der Teilnehmer ein Schlüssel für effektive virtuelle Meetings ist.
Eine amerikanische Beratungsgruppe hat Hunderte von virtuellen Meetings analysiert, um zu verstehen, warum viele ins „Schlaf-Koma“ führen. Dabei wurden fünf Regeln identifiziert und getestet, die zu erheblich besseren Ergebnissen führen. Aus eigener Erfahrung kann ich die positive Wirkung dieser Regeln bestätigen und möchte Sie gerne mit deren Essenz vertraut machen.
Fünf Regeln für erfolgreiche virtuelle Meetings:
Regel 1: Sorgen Sie in den ersten 60 Sekunden dafür, dass die Teilnehmer das Problem wirklich spüren können. Ein Problem zu lösen, bevor es durchdrungen ist, ist nicht sinnvoll.
Regel 2: Schaffen Sie Gelegenheiten, damit die Teilnehmer sinnvolle Verantwortung übernehmen. Engagement sinkt, wenn Teammitglieder nur Beobachter bleiben. Viele definieren ihre Rolle bereits mit der Einladung zum Meeting.
Regel 3: Vermeiden Sie die Diffusion von Verantwortung. Untersuchungen zeigen, dass je mehr Personen anwesend sind, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass jemand Hilfe leistet. Klare Zuständigkeiten sind entscheidend.
Regel 4: Minimieren Sie PowerPoint. Zu viele Folien mit endlosen Aufzählungspunkten führen zuverlässig zu Desinteresse. Wählen Sie die minimal notwendige Datenmenge.
Regel 5: Geben Sie alle 5 Minuten eine Aufgabe. Online-Teilnehmer sind durch viele Ablenkungen gefährdet, da sie sich außer Sicht der anderen wissen.
Fazit
Wenn Sie in einem Online-Meeting die Reaktion hören: „Ich bin nicht sicher, ob ich Ihnen gerade gefolgt bin.“, kann das genauso gut bedeuten: „Ich habe gerade meine Katze shampooniert und nicht bemerkt, dass ich etwas sagen sollte.“ Engagement zu erzeugen ist in virtuellen Meetings besonders anspruchsvoll. Die Anwendung dieser fünf Regeln kann einen deutlichen Unterschied machen und Ihre Meetings erfolgreicher gestalten.
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Andreas von Oertzen
Ausrichtung: Meine Arbeit beginnt dort, wo strukturelle Lösungen alleine nicht mehr greifen. Ich arbeite nicht an Symptomen, sondern an den Ursachen, die im System wirksam sind. Das erfordert die Bereitschaft, auch das anzuschauen, was sonst vermieden wird. Ich arbeite ohne Dramatisierung, aber mit der notwendigen Klarheit, um auch Schwieriges ansprechbar zu machen.
Hintergrund: 20 Jahre Führungs- und Managementerfahrung in Konzernen (Siemens, Bertelsmann Music Group, Varta, Wolters Kluwer) und in KMU (Wissenschaftsumfeld und e-Learning). 16 Jahre Beratungserfahrung. Systemischer Organisationsberater (Prof. Fritz Simon), Diplom-Ingenieur Informationstechnik (Univ.), Industriekaufmann (Siemens AG), Zertifizierter Coach (Univ.).
Feldkompetenzen: Wissenschaftsmanagement, Verkehr & Logistik, Entertainmentindustrie, Behörden, Ingenieursbüros, Agenturen. Ein Schwerpunkt meiner Arbeit liegt im Wissenschafts- und Forschungsumfeld, in dem komplexe Strukturen, hohe Autonomie und unterschiedliche Logiken aufeinandertreffen.
Wann ich nicht der Richtige bin: Wenn es primär um Effizienzsteigerung, Kennzahlenoptimierung oder technische Lösungen geht. Meine Arbeit beginnt dort, wo strukturelle Maßnahmen allein nicht mehr greifen.
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