Virtuelle Meetings erfolgreich leiten

Das „New Now“ in der Krise und danach

Erfolgreiche virtuelle Meetings nehmen an Bedeutung immer mehr zu. Über Werkzeuge und technische Voraussetzungen für Online-Meetings existieren inzwischen hinreichend viele Informationen im Netz. Aber:

Den für mich bisher wesentlichsten Faktor jedoch entdeckte ich in einem Artikel des Harvard Business Review (März 2020). Darin hieß es: Die Voraussetzung für ein effektives Meeting ist freiwilliges Engagement der Teilnehmer.

Eine amerikanische Beratungsgruppe hatte Hunderte von virtuellen Meetings studiert. Sie wollte verstehen, warum so viele virtuelle Meetings ins Schlaf-Koma führen. Dabei hat sie fünf Regeln entdeckt und getestet, die zu erheblich besseren Ergebnissen führen. Die positive Wirkung dieser Regeln kann ich nach eigenen Erfahrungen bestätigen. Deshalb möchte ich Sie gerne mit deren Essenz bekannt machen:

Fünf Regeln für erfolgreiche virtuelle Meetings

Regel 1: In den ersten 60 Sekunden etwas dafür tun, damit die Teilnehmer das Problem wirklich spüren können! Eine Gruppe damit zu beschäftigen, ein Problem zu lösen, bevor die Gruppe dieses Problem nicht durchdrungen hat, ist nicht sinnvoll.

Regel 2: Eine Gelegenheit für die Teilnehmer schaffen, sinnvolle Verantwortung zu übernehmen! Die größte Bedrohung für das Engagement in virtuellen Meetings besteht darin, dass Teammitglieder bewusst oder unbewusst die Rolle eines Beobachters übernehmen. Mancher Teilnehmer hat seine Rolle bereits so definiert, als er die Einladung zum Meeting erhielt.

Regel 3: Im Meeting Diffusion von Verantwortung vermeiden! Untersuchungen zeigen, dass eine Person, die anscheinend in einer U-Bahn einen Herzinfarkt hat, weniger wahrscheinlich Hilfe bekommt, je mehr Personen sich im Zug befinden. Wenn jeder verantwortlich ist, fühlt sich niemand verantwortlich.

Regel 4: Minimales Powerpoint! Nichts lässt eine Gruppe zuverlässiger ausklinken, als sie Folie um Folie mit Daten zu konfrontieren, die in endlosen Aufzählungspunkten organisiert sind. Deshalb: Die geringste Datenmenge auswählen, die nötig ist, und keine weitere Folie hinzufügen!

Regel 5: Niemals länger als 5 Minuten im Meeting, ohne der Gruppe ein zu lösendes Problem zu geben! Online-Teilnehmer finden auf ihrem Rechner, mit dem sie am Meeting teilnehmen, Dutzende verlockender Ablenkungen. Diese Herausforderung wird dadurch noch größer, dass sich die Teilnehmer außer Sicht wissen.

Fazit

Wenn Sie in einem Online-Meeting die Reaktion hören: „Ich bin nicht sicher, ob ich Ihnen gerade gefolgt bin.“ kann dies genauso gut bedeuten: „Ich habe gerade meine Katze shampooniert und nicht bemerkt, dass ich etwas sagen sollte.“

Engagement zu erzeugen ist in virtuellen Meetings besonders anspruchsvoll.

Die fünf Regeln für erfolgreiche virtuelle Meetings können hier einen deutlichen Unterschied machen. Damit Ihre Meetings in und nach der Krise noch erfolgreicher werden.